Pengadaan barang dan jasa merupakan bagian penting dalam pelayanan publik, terutama pada instansi yang berkaitan langsung dengan penanggulangan bencana. Di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DIY memiliki peran strategis dalam menyediakan kebutuhan penanganan bencana, seperti logistik, peralatan evakuasi, perlengkapan darurat, hingga bantuan kemanusiaan bagi masyarakat terdampak. Selain itu, DIY merupakan wilayah dengan potensi bencana yang cukup tinggi, seperti erupsi gunung api, gempa bumi, banjir, longsor, dan cuaca ekstrem, sehingga pengadaan barang kebencanaan harus dilakukan secara cepat, tepat, dan akuntabel. Pemahaman masyarakat mengenai proses pengadaan ini penting untuk meningkatkan transparansi, pengawasan publik, serta kepercayaan terhadap penggunaan anggaran daerah. 

Proses pengadaan meliputi perencanaan kebutuhan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, hingga penerimaan barang hasil pengadaan yang dibutuhkan dalam situasi kebencanaan. Dalam pelaksanaannya, pengadaan barang dan jasa di lingkungan BPBD DIY berpedoman pada berbagai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana, Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana, Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya, serta peraturan dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 4 Tahun 2024 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia.

Secara umum, pengadaan pada BPBD DIY dibagi menjadi dua jenis, yaitu pengadaan reguler dan pengadaan melalui Belanja Tidak Terduga (BTT). Pengadaan reguler dilakukan berdasarkan perencanaan anggaran tahunan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan logistik kebencanaan. Sementara itu, pengadaan BTT digunakan pada kondisi darurat atau saat terjadi bencana yang membutuhkan penanganan cepat.

Dalam kondisi darurat, pemerintah diberikan kewenangan untuk melaksanakan pengadaan secara langsung tanpa melalui prosedur panjang seperti tender pada kondisi normal. Meskipun demikian, seluruh proses tetap wajib dilaksanakan secara efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Setelah proses pengadaan selesai, dilakukan penerimaan barang oleh tim terkait melalui pemeriksaan jumlah, kualitas, dan kesesuaian barang dengan spesifikasi dalam kontrak. Selain itu, dilakukan verifikasi dokumen seperti berita acara serah terima sebelum barang dicatat dalam inventaris dan didistribusikan sesuai kebutuhan. Melalui proses pengadaan dan penerimaan barang yang tertib dan sesuai aturan, BPBD DIY terus berupaya meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dalam mendukung kesiapsiagaan dan penanganan bencana di Daerah Istimewa Yogyakarta.